Permintaan dan perilaku pelanggan bisa berubah-ubah dalam sekejap. Oleh karena itu, bisnis harusnya punya kontrol, visibilitas dan fleksibilitas dalam pengaturan stoknya. Jadi, mereka biasanya menggunakan inventory management system sebagai solusi. Lalu, apa itu Inventory Management System?
Inventory Management System membuat perusahaan bisa melacak masuk keluarnya produk dalam sekejap. Tentu saja, ini bikin mereka bisa memastikan bahwa semua produk sudah ada di tempat yang tepat di waktu-waktu yang pas juga.
Dengan banyaknya produk yang ada di gudang, kamu tentu tak bisa lagi mengandalkan pencatatan manual. Inilah mengapa perusahaan-perusahaan besar beralih ke Inventory Management System (IMS).
Mau tahu lebih lanjut soal IMS? Mari kita bahas bersama!
Daftar isi
Apa itu Inventory Management System?
Inventory Management System (IMS) adalah alat atau perangkat lunak yang membantu kamu mengelola semua barang atau produk milik perusahaanmu. Bayangkan jika perusahaanmu memiliki ribuan macam produk yang harus selalu tersedia untuk pelangganmu.
Tanpa sistem inventori barang, mengelola semua barang ini bisa menjadi sangat rumit dan membingungkan.
Membeli, menyimpan dan mengelola inventori di lingkungan bisnis modern bisa sangat kompleks. Dalam artian, kamu tidak akan bisa melakukannya tanpa bantuan teknologi digital seperti manajemen inventori.
Software pengelolaan ini berhasil mengubah mindset perusahaan konvensional dalam mengelola inventaris sekaligus mengoptimasi performa rantai pasokan.
Bagaimana bisa demikian?
“IMS bisa merekam data dan mengatur inventori sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Lebih daripada itu, IMS juga bisa mempertimbangkan banyak faktor penjualan seperti musim dan lonjakan permintaan pasar.”
Jadi, bagaimana IMS melakukannya?
IMS bukan sekadar software biasa. Banyak contoh inventory management yang sudah punya fitur AI, analisis prediktif dan machine learning. Tentu saja, fitur tersebut akhirnya bisa membantu perusahaan untuk mengantisipasi tren penjualan di masa depan sehingga pengaturan inventori menjadi lebih optimal.
Lupakan spreadsheet yang mengharuskanmu untuk menghitung stok secara manual. Proses yang melelahkan ini bisa berhenti setelah kamu memiliki IMS. Terlebih lagi, IMS memang bisa membuat proses pemesanan, penyimpanan dan penggunaan gudang jadi jauh lebih mudah.
Dengan demikian, kamu bisa menerapkan otomatisasi dalam produksi, manajemen bisnis, prediksi permintaan serta akuntansi perusahaan.
Apa yang Terjadi Tanpa IMS?
Tanpa sistem inventori yang bagus, kamu tentu harus mengelola gudang secara manual. Tentu saja, kamu yang paling tahu bahwa pengaturan manual rentan terhadap kesalahan manusia.
Jadi, berapa kali lagi kamu harus salah menghitung stok sebelum beralih ke IMS? Padahal, kegagalan dalam mengelola produk bisa menyebabkan masalah serius yang akhirnya berpengaruh pada perusahaanmu.
Ini beberapa hal yang bisa diatasi oleh Inventory Management System:
- Kehabisan stok
- Kelebihan inventori
- Kesalahan peletakan inventori
- Kehilangan barang
- Manajemen gudang yang buruk
Ada banyak sekali masalah operasional yang bisa kamu hindari hanya dengan cara menggunakan IMS. Jadi, kenapa tidak?
Tugas-Tugas Operasional Inventory Management System
Sampai sini, kamu mungkin masih penasaran, apa saja tugas-tugas yang nantinya akan ditangani oleh IMS. Jadi, ada dua tugas utama IMS. Apa saja itu? Mari kita bahas satu per satu!
1. Distribusi Produk
Salah satu tugas paling penting dari IMS adalah memfasilitasi distribusi rantai pasokan. Hali ini tentu sangat esensial bagi perusahaan manapun. Pasalnya, pekerjaan distribusi produk mencakup banyak hal, termasuk:
- Menerima Barang: IMS membantu pusat distribusi untuk mengecek dan memverifikasi bahwa semua barang yang masuk sudah sesuai dengan jumlah pesanan dan permintaan pelanggan.
Biasanya, sistem ini akan membutuhkan perangkat tambahan seperti barcode dan scanner barcode. Dengan demikian, IMS bisa menyimpan barang dan nantinya bisa mudah melacak keberadaan barang.
- Penyimpanan Barang: IMS membantu mengoptimasi proses penyimpanan dengan memberi informasi penting seperti banyaknya stok, lokasi stok, masa kadaluarsa barang, dan lain sebagainya. Tentu saja, ini akan mempermudah proses pengelolaan stok secara keseluruhan.
- Proses Permintaan dan Pemesanan: IMS akan membantu perusahaan dalam memproses pemesanan. Jadi, ketika kamu mendapatkan orderan, IMS akan membantumu untuk mengecek stok, mengambilnya, membuat jadwal pengemasan dan pengiriman sesuai tujuan. Praktis bukan?
2. Kontrol Inventori dan Prediksi Permintaan Pasar
Jika kamu bekerja di bidang e-commerce, kamu pasti tahu bahwa menyeimbangkan level inventori adalah proses yang rumit. Inventori yang terlalu sedikit maupun terlalu banyak dapat memberi dampak negatif bagi bisnis e-commerce.
Contohnya begini, ketika kamu memesan stok yang terlalu banyak maka ini akan membuat ruang penyimpanan jadi mubazir. Dengan kata lain, biaya sewa gudangmu tidak akan seimbang dengan penghasilanmu. Hasilnya, cash flow bisnismu jadi terbatas.
Namun, ketika kamu punya stok yang terlalu minim, kamu juga bisa saja kehilangan kesempatan penjualan. Lebih daripada itu, efisiensi biaya sewa gudang juga akan sama bermasalahnya seperti pada kasus sebelumnya.
IMS bisa membantumu mengatasi hal ini dengan dua metrik prediksi. Apa saja itu?
- Economic Order Quantity (EOQ) – Metrik ini akan menunjukkan angka ideal untuk jumlah unit barang yang harus kamu miliki dalam gudang. Angka ini didapat dari data pemesanan sebelumnya, kondisi gudang dan biaya sewa gudang.
- Reorder Point – Kalau ini beda lagi, reorder point akan menunjukkan kapan sebuah perusahaan harus mulai melakukan restock barang. Pointer ini akan muncul secara otomatis untuk menghindari kehabisan stok.
Kedua metrik ini tentu saja dapat membantu bisnis e-commerce untuk mengelola pemesanan dan membuat pasokan barang jadi jauh lebih efisien dari biasanya.
Manfaat Penting IMS
Inventory Management System memiliki banyak manfaat penting dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan barang atau produkmu. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Pengelolaan Persediaan Otomatis
IMS dapat membantu dalam mengotomatisasi proses-proses yang terlibat dalam mengelola stok. Jadi, hal ini akan membuat proses yang lebih efisien dan akurat serta mengurangi risiko kesalahan manusia. Lebih daripada itu, sistem ini memberikan visibilitas dan kontrol real-time terhadap stok barangmu.
2. Prediksi Permintaan
IMS dapat memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan pelanggan, seperti liburan atau kampanye pemasaran.
Lebih daripada itu, sistem ini juga dapat menggunakan data persediaan historis untuk memprediksi tren dan pola di masa depan, sehingga kamu bisa menyesuaikan persediaan secara tepat.
3. Penghematan Biaya Bisnis
Software manajemen inventori terbaik biasanya memfasilitasi seluruh proses pemenuhan pesanan, mencegah kesalahan, dan membuat karyawan jadi lebih efisien karena bisa fokus pada area bisnis lainnya.
Tentu saja, ini mengurangi biaya yang mungkin muncul akibat kesalahan atau ketidakefisienan.
4. Pengambilan Keputusan Tepat
IMS terbaik akan menggunakan data dan analitika untuk menghasilkan rekomendasi tindakan terkait aktivitas bisnis dan operasional. Jadi, sistem ini akan membantu kamu membuat keputusan yang lebih cerdas dan informasi yang lebih akurat.
5. Pelanggan yang Lebih Puas
Pelanggan mengharapkan produk yang mereka pesan sesuai dengan yang kamu janjikan. Nah, Inventory Management System membantumu memastikan bahwa stok produk tersedia dapat memenuhi jumlah pesanan pelanggan.
6. Optimisasi Kontrak dengan Pihak Ketiga
Beberapa bisnis e-commerce menambahkan IMS ke operasi bisnis biasa mereka. Sedangkan, ada lebih banyak e-commerce yang memilih untuk bekerja dengan layanan logistik pihak ketiga yang menggunakan sistem manajemen atas nama mereka.
————-
Jadi, apa itu Inventory Management System? IMS adalah solusi pengelolaan inventori yang akan memberikan efisiensi, pengurangan biaya, dan peningkatan pelayanan pelanggan kepada pebisnis yang menggunakannya. Mari memanfaatkannya secara maksimal untuk pertumbuhan bisnismu sendiri!
