fleet manager

Fleet Management System dan Peran Fleet Manager

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan masing-masing yang tidak bisa disamaratakan. Bagi perusahaan yang menggunakan tenaga kerja keliling menggunakan kendaraan, sangat penting menggunakan fleet management system untuk mengoptimalkan penggunaan kendaraan tersebut. Tujuannya adalah agar bisnis tetap berjalan dengan baik serta meminimalisir masalah yang tidak diinginkan. Namun sayangnya, manajemen tersebut seringkali diabaikan dan memberikan dampak signifikan pada keuntungan atau laba perusahaan.

Hal tersebut dirasakan terutama oleh perusahaan kecil dan menengah, di mana pemilik bisnis harus membuat keputusan dalam fleet management. Akan tetapi, di titik tertentu dalam pertumbuhan perusahaan, sangat mungkin bagi pemilik bisnis mempertimbangkan menempatkan fleet manajer profesional berpengalaman di dalam organisasi perusahaannya untuk mengelola aset kendaraan.

Apabila kamu sedang mempertimbangkan untuk meningkatkan sistem manajemen armada, sangat wajar jika kamu bertanya-tanya kenapa seorang fleet manager yang tepat itu sangat dibutuhkan dalam membantu operasional perusahaan. Selain itu, kamu juga harus tahu apa saja tugas dan peran mereka serta bagaimana cara mencari calon manajer yang tepat. Untuk setiap kebutuhan tersebut, kamu tidak boleh sembarangan dalam membuat keputusan.

Agar kemampuan fleet manager yang kamu rekrut sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mampu bekerja secara profesional, kamu bisa mengumpulkan sebanyak mungkin informasi termasuk apa saja hal-hal yang memengaruhi kesuksesan program fleet management.

Melalui artikel ini, kamu dapat memahami apa dan bagaimana rencana terbaik yang membawa kepada kesuksesan dalam mengatur bisnis yang mengoperasikan banyak armada dalam operasionalnya. Lalu, apa saja yang fleet manager biasanya lakukan?

Mengimplemetasikan fleet management yang sukses membutuhkan keahlian khusus dan cara berpikir yang luas, serta orang tepat yang mampu berkembang di lingkungan yang serba cepat. Manajer yang hebat akan selalu percaya diri dalam membuat keputusan bisnis yang menguntungkan. Akan tetapi, keputusan tersebut tidak dibuat begitu saja melainkan berdasarkan data solid yang di sajikan melalui software fleet management system.

Sebenarnya, tidak sulit untuk menemukan seorang fleet manager, karena hampir di semua industri ada peranan penting tersebut. Meskipun peran dan tugas mereka secara rinci bervariasi tergantung pada peraturan organisasi atau perusahaan, kahadiran seorang fleet manager akan memberikan dampak yang sangat besar. Bahkan kehadirannya bisa meningkatkan kinerja departemen tempat mereka bekerja, mulai dari memberikan kepuasaan pelanggan, hingga meningkatkan produktivitas operasional secara keseluruhan.

Agar lebih memahami apa itu fleet management, mengapa bagian tersebut penting untuk bisnis, serta bagaimana hal tersebut akan memengaruhi keuntungan perusahaan, yuk kita simak detail penjelasannya secara terstruktur.

bulldozer

Apa Itu Fleet Management?

Secara umum, kita bisa mengartikan fleet management sebagai praktik manajemen kendaraan bermotor untuk tujuan komersial seperti motor, mobil, van, truk, alat berat, kapal laut, dan pesawat. Output-nya adalah untuk memastikan pemanfaatan kendaraan secara optimal, penghematan konsumsi bahan bakar, dan mengatur timeline pemeliharaan kendaraan. Dengan output tersebut, seorang manajer dapat berperan dalam membantu melatih pengemudi guna meningkatkan keselamatan, mematuhi peraturan, serta kewajiban menjaga armada yang dikendarainya. Di beberapa industri seperti konstruksi, manajemen armada dapat mencakup pelacakan aset serta pengelolaan alat berat, bulldozer, dan lain sebagainya.

Tujuan dari adanya manajemen armada adalah memaksimalkan efisiensi, meningkatkan produktivitas, serta meningkatkan keselamatan kendaraan dan pengemudi. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan mengkombinasikan pelacakan kendaraan, laporan penggunaan bahan bakar, pemantauan perilaku pengemudi, dan manajemen perawatan kendaraan. Fungsi yang beragam tersebut umumnya dikelola menggunakan software fleet management system.

Keberhasilan Fleet Manager Dalam Mengelola Aset Kendaraan

Fleet manager yang hebat bisa memimpin serta melatih, bukan hanya di tim armada tetapi juga di level pengemudi dan juga di level manajemen yang beragam. Orang yang tepat dalam memimpin dan menjalankan fleet management akan mampu menginspirasi tim untuk mencapai tujuan dan visi perusahaan tempat mereka bekerja.

Meskipun setiap orang memiliki kesempatan yang sama dalam hal kesuksesan, akan tetapi fleet manager dengan kualitas dan kemampuan berikut memiliki kesempatan yang lebih besar:

  • Pengetahuan teknis yang berhubungan dengan industry tempat mereka bekerja
  • Mampu beradaptasi dengan tren yang berubah dengan cepat
  • Memiliki pengetahuan secara terperinci tentang peraturan perihal kendaraan komersial dan pengemudi di suatu negara
  • Mengetahui prioritas bisnis serta membantu memecahkan masalah guna mendorong pengurangan biaya
  • Memahami perawatan kendaraan, implikasi perbaik, dan praktik terbaik keselamatan pengemudi
  • Mengelola berbagai tugas dan mengubah prioritas secara efektif sesuai kondisi dan kebutuhan

fleet staff manager

Pentingnya Fleet Management

Selain gaji dan tunjangan, biaya untuk keperluan armada merupakan biaya yang paling besar bagi setiap perusahaan yang menggunakan kendaraan dan pengemudi untuk keperluan bisnis. Tidak heran jika fleet manager merupakan salah satu peranan penting untuk sebuah bisnis di lingkungan kerja mobile. Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa setiap kendaraan mendapatkan perawatan yang tepat sesuai standar regulasi pemerintah dan perusahaan. Tidak hanya itu, mereka juga harus memastikan para pengemudi akan selalu berkendara dengan aman, mematuhi route-plan, dan tidak melanggar rambu lalu lintas.

Seorang fleet manager menjalankan peran yang beragam sesuai dengan tugas dan jabatannya. Mereka bekerja dengan banyak pegawai penting di berbagai lini perusahaan. Tugas dan jabatan mereka tentu saja berbeda tergantung dari di industri apa mereka bekerja, jenis kendaraan yang digunakan perusahaan, serta ukuran perusahaan tempat mereka bekerja.

Manajer armada memainkan peran penting dalam mempertahankan laba perusahaan yang sehat. Mengapa demikian? Mereka bertanggung jawab atas salah satu pengeluaran biaya operasional bisnis yang paling penting yaitu armada.

Selain mengatur biaya untuk berbagai kebutuhan kendaraan seperti pemeliharaan, bahan bakar, dan asuransi, mereka juga harus memastikan baik pengemudi maupun kendaraan sesuai dengan regulasi pemerintah yang berlaku.

Tugas-tugas tersebut mungkin nampak kecil tetapi sangat mungkin bertambah dengan begitu cepat dan berpengaruh pada biaya operasional harian perusahaan.

Mulai dari mengirim teknisi secara lebih efektif, menghitung dan merencanakan rute terbaik untuk menciptakan kepuasan pelanggan, seorang manajer armada (fleet manager) harus mampu menangani berbagai peran dan tanggung jawab. Tidak hanya itu, ia juga harus mampu bertahan dan tetap tenang bekerja di bawah tekanan.

manager armada yang baik

Manajer armada memang tidak harus tahu bagaimana cara merombak rem atau memperbaiki oli yang bocor. Akan tetapi, dengan mengetahui apa yang dibutuhkan untuk perbaikan kendaraan akan sangat membantu meminimalisir dampak negatif pada bisnis serta keuntungan perusahaan.

Manajer armada yang terampil dan berpengalaman harus beradaptasi dengan cepat saat tidak tersedia kendaraan dan pengemudi. Ia juga harus bisa menilai potensi downtime dan dengan cepat mengatur ulang pekerjaan sembari meminimalkan gangguan pada pengoperasian kendaraan.

Tantangan Fleet Management

Bisnis yang menerapkan fleet management tentunya memiliki tantangan tersendiri. Seorang fleet manager harus berpikir tentang bisnis dan paham teknologi. Seiring dengan bertambahnya kebutuhan armada, ia akan menghadapi tantangan yang lebih banyak dan masalah yang semakin kompleks, seperti:

  • Mengatasi informasi berlebihan yang tidak diperlukan perusahaan
  • Mengintegrasikan data armada ke dalam software fleet management system
  • Memastikan aset digunakan dengan baik sesuai standar perusahaan
  • Membuat keputusan cepat dan tepat untuk berbagai permasalahan yang ada
  • Mengelola tim di berbagai lini bisnis
  • Menemukan informasi armada dengan spesifik dan cepat
  • Software yang terukur dan mampu menangani pertumbuhan yang cepat
  • Mengontrol penggunaan aset perusahaan

Dengan wawasan luas tentang efisiensi bahan bakar, perawatan kendaraan, keamanan pengemudi, regulasi dan peraturan berlaku, dan biaya-biaya terkait penggunaan armada, fleet manager merupakan salah satu pendorong terpenting di suatu bisnis atau perusahaan.

Kolaborasi

Tahukah kamu jika peran fleet manager berkembang secara dramatis dari waktu ke waktu? Meskipun pada awalnya merupakan pekerjaan yang berfokus pada pengelolaan jadwal armada, tetapi manajer yang profesional mampu memimpin serta melatih tim armada, para pengemudi, dan berbagai tingkat manajemen perusahaan. Terlebih, mereka mampu menginspirasi tim guna mencapai tujuan dan visi bersama.

Di perusahaan atau bisnis kecil, manajer armada mungkin juga merupakan manajer layanan atau kantor. Dengan begitu, mereka memiliki tugas yang lebih selain mengelola armada. Hal tersebut tentu menambah kebutuhan mereka agar dapat bekerja dengan semua aspek organisasi serta melakukannya dengan gesit dan baik.

Manajer armada yang sukses tahu dan berhasil dalam menjalin hubungan kerja sama yang kooperatif dengan berbagai fungsi internal perusahaan yang berhubungan dengan fungsi armada, seperti:

  • Pengemudi dan teknisi
  • Bagian back office dan dispatcher
  • Pemilik dan para pemimpin bisnis
  • Manajer layanan dan mekanik

software fleet management system

Berbagai Ilmu

Untuk bisa menjadi fleet manager yang baik, seorang profesional harus memiliki bakat komunikasi interpersonal selain pengetahuan teknis. Ia juga harus memiliki keterampilan organisasi terkait perannya. Agar manajemen armada tetap berjalan, diperlukan banyak orang dengan keterampilan terkait. Dengan demikian, kolaborasi lintas divisi dapat menentukan untung dan rugi sebuah perusahaan. Mereka juga harus gesit dan tidak mudah goyah.

Bagaimana pun juga, manajer armada akan berhubungan dengan berbagai kepribadian yang memiliki prioritas berbeda dan sudut panjang yang berbeda. Agar bisa unggul dalam peran ini, mereka harus terlihat nyaman sehingga orang-orang akan menyukai serta menerima mereka untuk melakukan pekerjaan. Peran satu ini mungkin jauh dari kata populer tetapi sangat penting. Oleh karena itu, mereka harus bersikap tegas namun bijaksana serta mampu meyakinkan orang untuk melakukan pekerjaan sesuai perintah.

Selain itu, manajer armada juga terus memberikan informasi kepada manajemen senior tentang kinerja armada, rencana anggaran, produk terbaru, dan meningkatkan program yang telah ada. Mereka harus memahami bahwa kebanyakan eksekutif bukan pakar di bidang manajemen armada. Manajer armada akan memberikan data penting terkait armada yang diperlukan dalam pembuatan keputusan para petinggi. Jadi, manajer armada harus menjaga laporan dengan baik dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh para senior dan atasan.

Bekerja dengan Pemasok dan Mitra

Tugas dan fungsi lain dari fleet manager adalah bekerja dengan pemasok dan mitra agar kinerja semakin optimal. Beberapa dari mereka mungkin menggunakan teknik manajemen rantai pasokan atau supply-chain, seperti menyatukan pemasok dalam tim guna memfasilitasi komunikasi agar layanan lebih efisien dengan biaya yang dapat ditekan. Mereka juga harus menetapkan standar keselamatan dan perawatan armada serta menangani semua pekerjaan administrasi.

kolaborasi fleet staff

Software Fleet Manajemen System

Seperti bagian penting lain dari bisnis, penglolaan manajemen armada juga memerlukan software agar lebih optimal dalam memberikan laporan serta analisa. Dampak positif analisis data dan teknologi canggih harus tervisuaisasi secara utuh di seluruh bagian armada.

Peran fleet manager juga harus lincah dan agile seiring dengan perubahan teknologi. Mereka harus memanfaatkan pengalaman mereka yang beragam di berbagai bidang seperti SDM, operasional, keuangan, fasilitas, dan pengadaan untuk membawa perubahan ke arah yang lebih modern dengan memanfaatkan software fleet management system.

Teknologi dapat menyederhanakan dan membuat segalanya menjadi lebih baik. Inovasi baru, analisis data, pembaruan real-time, dan hal-hal penting lainnya yang bisa menjadi sangat menarik untuk dikembangkan. Namun, apabila manajer armada tahu bagaimana cara memanfaatkan teknologi dan perkembangannya, pekerjaan mereka akan lebih mudah dalam jangka panjang.

Teknologi fleet management system akan membantu fleet staff dalam beberapa hal, termasuk:

  • Memantau pengeluaran dan pengelolaan biaya bahan bakar: pengeluaran yang berlebihan meski hanya dalam jumlah yang kecil untuk kepentingan sehari-hari bisa bertambah dengan cepat. Kerugian tersebut jika diakumulasi dalam 1 bulan akan berdampak pada laba perusahaan. Manajemen pengelolaan bahan bakar yang buruk menyebabkan pengeluaran yang tidak terkendali.
  • Laporan perilaku keselamatan pengemudi dengan manajemen pengemudi: sistem pelacakan armada sangat membantu memantau kecepatan dan hal lain di masing-masing armada yang berdampak pada pengeluaran jangka panjang.
  • Mendapatkan peringatan perawatan kendaraan: Menjaga kendaraan dan merawatnya secara teratur akan mampu menjaga kinerja kendaraan tersebut. Urusan perawatan akan lebih mudah dengan adanya teknologi yang akan melacak perawatan pencegahan seperti penggantian oli rutin. Fleet staff akan mendapatkan peringatan kapan harus melakukan perawatan kendaraan secara berkala.
  • Melacak lokasi dan rute pengemudi dan kendaraan: kemajuan dalam telematika dan software, serta berkembangnya pemetaan GPS dan pengoptimalan software, memungkinkan pengemudi melakukan rencana perjalanan dengan lebih sederhana. Dengan demikian, pengemudi bisa mempercepat rute mereka sehingga lebih hemat bahan bakar dan waktu pengiriman barang.

Diluar kemampuan pelacakan secara fisik, kemajuan teknologi armada juga berperan dalam meningkatkan komunikasi secara keseluruhan. Adapun beberapa cara yang bagaimana teknologi tersebut berfungsi adalah sebagai berikut:

  • Mengkonfigurasi pemberitahuan atau laporan email dan pesan teks otomatis
  • Memastikan pengemudi memiliki perangkat seluler yang sesuai dengan kendaraan yang mereka kendarai
  • Mengawasi integrasi teknologi yang diperlukan seperti GPS
  • Manajemen sumber daya manusia
  • Melacak lisensi pengemudi dan tes kesehatan
  • Melacak masalah yang tiba-tiba terjadi saat beroperasi
  • Menyetujui timesheets dan gaji pengemudi

Solusi fleet management system membuat semuanya berjalan dengan lebih mudah. Alhasil, fleet manager bisa menghemat biaya secara keseluruhan serta meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Leave a Comment

Your email address will not be published.

twelve − ten =