Menjalankan sebuah bisnis bukan perkara mudah karena ada begitu banyak tugas, tanggung jawab, serta tantangan. Manajemen menjadi salah satu hal yang harus kita perhatikan termasuk di bagian kebutuhan armada, yang akan membantu bisnis berjalan dengan baik. Terkadang, memastikan operasi armada berjalan dengan aman dan efisien menjadi tantangan besar yang tidak bisa dihindari. Disanalah fleet management akan sangat membantu untuk meningkatkan proses dan produktivitas sembari menjaga keselamatan kendaraan dan pengemudinya.
Tidak hanya itu, pengelolaan fleet management yang tepat juga akan menguntungkan bisnis meski menggunakan armada dengan ukuran berbeda-beda. Selain lebih efisien, manajemen yang baik juga akan berdampak pada pendapatan dan kepuasan pelanggan akan semakin meningkat.
Nah, sebelum terlalu jauh membahas tentang berbagai teknologi yang terlibat dalam mengelola armada, kita bisa terlebih dahulu memahami dengan baik apa itu fleet management.
Daftar isi
Fleet Management Secara Singkat
Fleet management adalah proses mengelola dan mengatur kendaraan komersial. Fungsi utama dari teknologi ini adalah untuk melacak keberadaan dan operasi kendaraan dengan memanfaatkan telematika. Dengan demikian sangat mungkin bagi manajer armada untuk melacak lokasi dan kondisi kendaraan, serta perilaku pengemudi mereka. Kemudian, armada bisa diatur untuk membantu meningkatkan keselamatan dan mengurangi risiko. Di beberapa industri, manajemen armada juga berbentuk pelacakan aset untuk mengelola berbagai peralatan, seperti alat berat, bulldozer, derek, trailer, dan peralatan khusus.
Secara keseluruhan, tujuan dari fleet management adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas sekaligus menjaga keselamatan pengemudi dan kendaraan. Untuk mencapai tujuan tersebut, bisnis atau perusahaan umumnya menggunakan kombinasi pelacakan kendaraan, laporan penggunaan bahan bakar, pemantauan perilaku pengemudi, dan manajemen perawatan kendaraan.
Fitur utama fleet management?
Setelah mengetahui apa itu manajemen armada, kini saatnya untuk mengetahui fitur-fitur standar yang seharusnya ada. Inti dari proses ini adalah aplikasi pelacakan armada. Aplikasitersebut terlahir didasarkan pada sistem GPS yang bekerja melalui jaringan GSM, satelit, radio, atau kombinasi ketiganya.
Umumnya, jaringan komunikasi satelit cenderung menjadi metode transmisi data yang paling mahal, namun mampu memberikan cakupan global (seluruh dunia) meliputi darat, laut, dan udara. Oleh karena itu, metode tersebut menjadi opsi yang paling baik untuk dipilih karena dinilai paling efektif dalam melacak kendaraan bahkan di lokasi terpencil dengan sinyal seluler yang lemah. Satelit juga penting untuk melacak kendaraan yang melakukan misi perjalanan ke daerah dengan letak geografis yang sulit mendapat sinyal GSM dan radio.
Sekarang, mari kita lihat lebih detail beberapa fitur utama dari fleet menegement system serta cara kerjanya:
1. Pelacakan Kendaraan
Dengan perangkat pelacakan berbasis internet, fleet manager dapat melihat posisi yang tepat dari setiap kendaraan. Apabila terjadi kecelakaan, mereka bisa segera mengirimkan bantuan dan memulihkan kondisi bisnis secepat mungkin untuk mengurangi potensi penundaan bagi pelanggan.
2. Pemberitahuan status kendaraan
pengelola akan mendapatkan update terbaru dari kendaraan, termasuk mengebut, kendaraan tidak sampai tujuan, berhenti begitu lama, dan akses kendaraan yang tidak sah (kendaraan berangkat tanpa izin resmi dari pihak perusahaan terutama pengelola armada).
3. POI (Point of Interest)
Mencari dan mengidentifikasi lokasi yang berguna dekat tempat atau titik kamu melakukan kunjungan rutin ke pelanggan, misalnya pom bensin terdekat. Menganalisis rute tersebut akan sangat membantu bisnis meningkatkan efisiensi, serta meningkatkan layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.
4. Komunikasi dengan pengemudi
Setiap pegawai merupakan bagian penting bagi sebuah bisnis, tanpa terkecuali pengemudi armada. Fleet management akan bekerja dengan mengirimkan instruksi, pesanan, dan pesan tentang rute spesifik atau tujuan baru secara langsung kepada pengemudi. Pengemudi dapat merespon pesan tersebut dan mengkonfirmasi instruksi yang diberikan.
5. Menilai Kebiasaan Mengemudi
Melacak berbagai statistik karyawan untuk semua tenaga kerja. Hal tersebut termasuk jumlah jam kerja dan waktu yang mereka habiskan untuk melakukan perjalanan yang kemudian membantu mengelola waktu produktif dan menjaga keselamatan pekerja dengan jam kerja dan waktu istirahat yang lebih fair dengan gaji yang didapat.
6. Perencanaan rute
Informasi lalu lintas yang hampir real-time memungkinkan manajer armada untuk mengembangkan dan menyesuaikan rencana rute guna menghindari kemacetan lalu lintas dan agar tidak terlambat ke tujuan.
Manfaat Fleet Management
Meski tidak mudah dalam menjalankannya dan memerlukan tenaga profesional, menerapkan fleet management sangat menguntungkan operasional bisnis dan dapat meningkatkan operasi armada di sejumlah bidang utama. Berikut adalah beberapa manfaat utama saat menerapkan manajemen armada dengan tepat:
1. Membantu Menjaga Lingkungan Kerja yang Lebih Aman
Fleet management berpotensi menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi para pekerja. Hal tersebut sangat mungkin karena fleet manager dapat menemukan area yang menjadi perhatian dengan cara memantau perilaku pengemudi. Kemudian, ia bisa menerapkan inisiatif pelatihan dan pendidikan yang sesuai. Sementara itu, memantau kondisi kendaraan akan membantu untuk menjaga kendaraan dalam armada agar tetap aman saat digunakan. Faktor-faktor positif tersebut tentunya memberikan efek langsung bagi peningkatan pengalaman sehari-hari bagi tenaga kerja, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan efisiensi operasional kendaraan mereka.
2. Membantu Mengurangi Biaya Konsumsi Bahan Bakar dan Perawatan Armada
Teknologi fleet management memberikan manajer armada kesempatan untuk mengidentifikasi masalah pada performa armada lebih awal dan meningkatkan penghematan biaya. Ia bisa melacak jarak tempuh dan indikator performa kendaraan lainnya di dashboard. Dengan begitu, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan perawatan dan bahan bakar kendaraan. Hal tersebut juga bisa membantu meningkatkan usia kendaraan armada secara signifikan serta mengurangi waktu henti atau downtime (di mana kendaraan tidak bisa berjalan sebagaimana mestinya).
3. Meningkatkan Pelaporan dan Analisis
Keuntungan atau manfaat lain dari fleet management adalah analisis performa armada dari waktu ke waktu. Manajer armada juga bisa melihat tren penting untuk masing-masing tim, departemen, atau diseluruh armada. Dashboard yang bisa disesuaikan sangat memudahkan dalam meninjau kemajuan bisnis terhadap KPI atau anggaran dengan analitik armada secara near real-time. Analitik tersebut disediakan oleh sistem pelacakan armada. Analitik tersebut mencakup beberapa hal, termasuk jarak tempuh, durasi berhenti kendaraan, aktivitas kendaraan, dan lain-lain.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah pencapaian yang diharapkan oleh setiap perusahaan, karena akan berdampak pada reputasi dan pendapatan. Pelanggan yang merasa puas akan dengan senang hati kembali memilih layanan yang sama untuk kebutuhan yang sama. Solusi fleet management ternyata tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan atau pebisnis, tetapi juga untuk pelanggan. Aplikasi pemesanan dan pemberitahuan perkiraan waktu pick up dibuat sesederhana mungkin. Pemberitahuan tersebut dikirim guna membantu pelanggan untuk mempersiapkan barang yang akan di pick up pengemudi, sehungga memberikan pengalaman layanan terbaik pada pelanggan. Pelanggan dapat melacak barang atau jasa yang mereka pesan dan meminta pembaruan status dan ETA (estimated time of arrival) atau estimasi pesanan tiba yang lebih akurat.
